Estrategias para organizar el tiempo
1) Autoconocimiento
Mencionado ya en este blog, el autoconocimiento resulta esencial a la hora de organizarnos, pues nos permite tener claras las prioridades que guiarán la distribución de nuestro tiempo. Un buen autoconocimiento distinguirá entre aquello que resulta beneficioso para la felicidad a largo plazo y aquello que se basa simplemente en la obtención de placer o distracción inmediata.
Además, permite que tomemos en cuenta variables como: cantidad de tiempo que podemos estar concentrados, nivel de ansiedad que produce una actividad, requerimientos de descansos o pausas, etc…
2) Cuadro de lo urgente y lo importante
Una técnica efectiva a la hora de organizar nuestro tiempo es la “matriz de Steven Covey”, que busca clasificar todas nuestras actividades en 4 cuadrantes: Urgente/ Importante, No Urgente/ Importante, Urgente/ No importante y No Urgente/ No importante.
El primero (Urgente/Importante) debería englobar todo lo que sea proyectos o trabajos de última hora, crisis o situaciones de atención inmediata. Situaciones que, de no ser atendidas en el momento, pueden perjudicar enormemente algún ámbito de la vida de la persona (social, laboral, emocional, etc…).
El segundo cuadrante (No urgente/Importante) puede ser considerado el "cuadrante de la proactividad", está constituido por acciones que tienen consecuencias importantes en la vida de la persona, pero que pueden ser atendidas con tranquilidad, sin apuro necesario. Ejemplos de actividades en este cuadrante son: Hacer ejercicio físico, pasar en limpio los apuntes del día, desarrollar relaciones sociales, etc..
El tercero (Urgente/No importante) es donde se encuentran las actividades que requieren observación en el instante, pero que no necesariamente tienen un gran impacto en la vida de la persona. Aquí vemos actividades enfocadas en las prioridades de otras personas, favores, compromisos, que no estan dentro de nuestra línea de objetivos.
El cuarto (No Urgente/No importante) sería lo equivalente al "cuadrante de procrastinación", encontramos cualquier actividad que, de no ser realizada, no tendría ninguna consecuencia significativa para el individuo, y además, no son urgentes en su atención. No confundir con la necesidad de tomar descansos o despejar la mente. En este cuadro encontramos los "excedentes" en cuanto a actividades placenteras o, simplemente, actividades para pasar el rato. Ejemplos de esto son: Revisar facebook constantemente, ver videos de gatos en youtube, jugar 5 horas diarias de videojuegos, ordenar la ropa en el clóset según color, etc... Actividades que no van a aportar a nuestro desarrollo de ninguna forma significativa.
Teniendo claras las características de cada cuadrante, procederemos a categorizar cada una de nuestras actividades diarias en el cuadro. Lo óptimo es mantenenos ocupados principalmente por tareas del segundo cuadrante, porque de esta manera disminuiremos los niveles de estrés en nuestra vida causado por las responsabilidades urgentes y de última hora, y estaremos invirtiendo una gran cantidad de tiempo en nuestro desarrollo personal, y, en consecuencia, nuestra felicidad.
3) Cronograma Personal
Como paso final, junto a los dos anteriores, está la realización de un cronograma/horario personal. Éste puede ser semanal o mensual dependiendo de las necesidades, y permitirá tener una claridad mucho mayor de la distribución del tiempo, a la vez que puede ser un fuerte motivador para el cumplimiento de objetivos.
Se debe tener en cuenta el ordenamiento de las actividades según el cuadro de Steven Covey, para, de esta manera, asegurarse de dedicarle el mayor tiempo posible a las actividades importantes, pero siempre tomando en cuenta la necesidad de descansos y actividades que permitan "despejar la mente".
El "cronograma ideal" debe ser hecho inteligentemente para tomar en cuenta realmente las necesidades y capacidades personales (de nada serviría hacer un cronograma que incluya hacer 14 horas semanales de ejercicio si es que antes no hacías ni una), incluso se debe tener cuidado de no exigirse en exceso puesto que se correría el riesgo de hacerte sentir impotente ante la idea de cumplir tus propios objetivos.
Entonces, las características de un cronograma ideal deben ser:
1.-Debe tomar en cuenta de manera REALISTA las necesidades y la situación actual de la persona.
2.-Debe incluir descansos, e idealmente, recompensas por el cumplimiento de objetivos.
3.-El horario debería cambiar cada cierto tiempo según el avance y las situaciones que se presenten que puedan influir en el cumplimiento de las actividades.
4.-Las tareas se deberían ser principalmente del segundo cuadrante según la matriz anterior, con una concentración baja de actividades del cuadrante 4 (procrastinación).